Lean & HR
Steeds meer organisaties in Nederland zijn bezig met Lean. Is Lean een hype die op den duur ook weer zal verdwijnen? Ik denk van niet. De toegevoegde waarde van Lean voor organisaties en hun klanten kan enorm zijn. Wat dat betreft is het eigenlijk bijzonder dat sommige organisaties pas 20 jaar na de opkomst ervan in aanraking komen met het Lean gedachtegoed. Dit komt omdat de voordelen van Lean lange tijd vooral werden gezien in de maakindustrie. De toepassing van Lean is inmiddels ook sterk in opkomst in zorginstellingen en het onderwijs. Maar kan Lean ook van toegevoegde waarde zijn voor HR?
Basis op orde
Aangezien Lean een manier van werken is waarbij je je richt op het creëren van toegevoegde waarde voor de klant, ben ik hiervan overtuigd. Om goed strategisch HR-beleid te kunnen voeren, moet de basis goed op orde zijn. Simpel gesteld: wanneer het salaris aan het eind van de maand niet foutloos wordt overgemaakt, zakt ieder strategisch HR-beleid als een kaartenhuis in elkaar. Met behulp van Lean kun je als HR-afdeling de belangrijkste werkprocessen binnen jouw organisatie in kaart brengen. Binnen deze werkprocessen zitten geheid verspillingen die je in samenspraak met je interne klant kunt proberen te elimineren. Maar ook in meer strategische HR-processen zijn verspillingen te vinden die met behulp van Lean aangepakt kunnen worden.
Acht verspillingen
Lean beschrijft met TIM WOODS acht algemene verspillingen die je in werkprocessen tegen kunt komen:
- Transport: onnodige verplaatsingen van eindproducten
- Inventaris: meer voorraad dan nodig is
- Motie: onnodige verplaatsing van personen of materialen
- Wachten: wachttijden tussen handelingen
- Overprocessen: meer doen dan de klant eigenlijk vraagt
- Overproductie: meer produceren dan de klant nodig heeft
- Defecten: zaken herstellen die niet direct goed zijn gegaan
- Skills: geen gebruik maken van de talenten van medewerkers
De vraag is natuurlijk of deze verspillingen ook van toepassing kunnen zijn op HR-processen.
Verspillingen binnen HR
Ook binnen HR-processen zijn verspillingen te ontdekken. Dit geldt voor administratieve processen, maar ook voor meer inhoudelijke HR-processen. Hieronder een aantal voorbeelden:
- Lange doorlooptijden bij administratieve HR-processen
- Mutaties met terugwerkende kracht
- Formulieren die door meerdere personen ondertekend worden (wie is echt verantwoordelijk?)
- Omslachtige procedures en onnodige bevestigingen
- Verloop van goede medewerkers
- Geen interne opvolgers voor cruciale sleutelposities (gevolg: hoge kosten voor externe bureaus)
- Kandidaten die toch kiezen voor een andere baan door een te lange selectieprocedure
- Verkeerde selectiekeuzes die leiden tot het beëindigen van tijdelijke contracten
- Onnodig lange vergaderingen die weinig resultaat en energie opleveren
- Hoge vertrekkosten door onvoldoende dossieropbouw
- Loonsancties van het UWV i.v.m. onvoldoende re-integratie inspanningen
Als enkele van deze voorbeelden je bekend voorkomen, zou het een idee kunnen zijn om de werkprocessen op jouw HR-afdeling eens met behulp van Lean te analyseren.
Praktijkvoorbeeld
Bij de HR-afdeling van een grote onderwijsinstelling bleek dat de doorlooptijd van verschillende administratieve processen drastisch verkort kon worden. De HR-processen zijn met behulp van Lean geanalyseerd en vereenvoudigd. Door deze vereenvoudiging werd het mogelijk om deze processen te digitaliseren en met behulp van e-hrm te implementeren. In het werkproces voor leidinggevenden om een contractwijziging aan te brengen zijn maar liefst 13 van de 21 stappen verdwenen, waardoor de doorlooptijd met enkele weken is verkort!
In bijgaand artikel kun je meer lezen over de toegevoegde waarde van het werken Lean binnen de HR-afdeling van deze onderwijsinstelling.
Effect van Lean HR
Het effect van Lean HR kan groot zijn, zoals blijkt uit bovenstaand voorbeeld. In deze concrete praktijksituatie heeft het geleid tot verbetering van kwaliteit en kortere doorlooptijden. Maar nog veel belangrijker: een positief effect op de klanttevredenheid, grotere betrokkenheid van medewerkers op de HR-afdeling en sterk verminderde werkdrukbeleving. Hierdoor is er weer fysieke, maar ook mentale ruimte ontstaan om aan de slag te gaan met continu verbeteren, het eigenlijke doel van het Lean gedachtegoed.
